Ist das System für mein kleines Unternehmen nicht überdimensioniert?
Nein – ecoDMS ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert und wächst flexibel mit.
Muss ich mich selbst um Updates und Backups kümmern?
Nein – wir bieten ecoDMS als Managed Service und übernehmen alles für Sie.
Was mache ich mit einem DMS
- Grundsätzlich Erfassen, Verteilen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten.
- Erfassen: Analoge Dokumente werden digitalisiert, digitale Dokumente können direkt erfasst werden.
- Verteilen: Je nach Art des Dokumentes wird dieses im Eingang Typisiert und dementsprechend verteilt.
- Bearbeiten: Man kann die Dokumente natürlich weiter verarbeiten, z.B. Vermerke anbringen.
- Archivieren: Für manche Dokumente besteht eine Archivierungspflicht, wie zum Beispiel für Rechnungen.
Die Archivierung und Dokumenten-Speicherung muss DSGVO / GDPR konform sein, also müssen personenbezogene Daten entfernt oder geschwärzt werden können.
Ab 01.01.2025 ERechnung im Format XRechnung und ZUGFeRD: Erkennung, Konvertierung und Ablage von E-Rechnungen verpflichtend
Was heißt GoBD überhaupt?
Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Gemäß dieser Definition beinhalten die GoBD Kriterien und Richtlinien, die ALLE Unternehmen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen.
Was ist eigentlich GoBD?
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – kurz GoBD – sorgen oft für Stirnrunzeln. Doch was bedeutet das eigentlich für dein Unternehmen?
In dem Blogbeitrag von ecoDMS werden die wichtigsten Fragen gestellt und beantwortet:
- Warum sind die GoBD wichtig?
- Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
- Und wie kannst du mit ecoDMS alle Anforderungen ganz einfach erfüllen?
https://www.ecodms.de/de/blog/dms/die-gobd-k-ein-buch-mit-sieben-siegeln
Was bedeutet GoBD-konform?
Ein Unternehmer handelt GoBDkonform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – egal, ob in Papierform oder elektronisch. Demnach müssen Sie eine Buchführung sicherstellen, in der alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.
Was muss archiviert werden?
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handels oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der versandten Handels oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich u. a. aus § 257 Abs. 4, 5 HGB und § 147 Abs. 3, 4 AO.
Auszugsweise gilt das Folgende:
- Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege und Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union müssen grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
- Empfangene Handels oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
- Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Handels oder Geschäftsbriefe versendet oder empfangen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind, aufgestellt wurden bzw. die letzte Eintragung gemacht oder eine Aufzeichnung vorgenommen wurde.
Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis wird daher häufig eine regelmäßige Aufbewahrungsfrist von elf Jahren angenommen.